Strategie maken? Doe het in dialoog!
Afdrukken
Is uw meerjaren beleidsplan dit jaar aan een update toe? Heeft uw organisatie behoefte aan duidelijke keuzes, consequent uitgewerkt in heldere beleidslijnen? Ondubbelzinnig gekoppeld aan verantwoordelijke medewerkers die handvatten krijgen om de strategie adequaat te implementeren? Dan kunnen wij u de strategische dialoog aanraden.

Strategie is doen

Implementatie is het doel van ieder meerjaren beleidsplan. Het gaat erom de strategie van papier af te krijgen, de dagelijkse praktijk in. Strategie is doen. Hoe krijg je professionele organisaties aan het doen? Hoe krijg je leidinggevenden, zorgprofessionals en ondersteunende staf zo ver dat ze doen wat in het meerjaren beleidsplan is voorgenomen? Simpel; door hen zo intensief te betrekken bij het maakproces, dat het hún strategie wordt. Een georkestreerde strategische dialoog in inspirerende, heldere, goed voorbereide stappen levert een strategie op die gaat werken.
Hieronder, rechtstreeks uit onze adviespraktijk, een aantal do’s & don’ts voor een effectieve strategische dialoog.

Zichtbaar het voortouw

Strategie maken vraagt om zichtbaar leiderschap. De Raad van Bestuur is aan zet, laat zich zien, horen en kennen in de dialoog met de organisatie over de nieuwe strategie. Symbolisch van grote waarde want de betrokken mensen voelen zich dan serieus genomen door ‘de hoogste legerleiding’. Inhoudelijk zeer noodzakelijk om keuzes te bekrachtigen en commitment te tonen aan de implementatie van de strategie.


De druk erop

Strategie vergt energie. Het is zaak om deze energie te richten en in de tijd te concentreren. Maak voor de betrokkenen duidelijk uit welke stappen het strategieproces zal bestaan. Laat steeds zien hoe het resultaat van een stap de richting van de volgende stap bepaalt.
Door ‘op te rapen wat er al ligt’ kan een strategische dialoog aan vaart winnen. Niet alle wielen hoeven opnieuw te worden uitgevonden. Wel is het verstandig om bestaande keuzen tegen het licht te houden en kritisch te bekijken of ze nog passen bij de ambities voor de komende jaren. Houd de druk erop. Zorg voor een overzichtelijke, beperkte doorlooptijd en strakke planning. Anders zakt de energie in. Niets zo dodelijk.

Iedereen betrokken

Uiteindelijk moet de hele organisatie de strategie omarmen en uitvoeren. Een meerjaren beleidsplan is leidraad voor alle medewerkers. Het is dus verstandig en nodig om iedereen in de dialoog te betrekken. Dat wil niet zeggen dat iedereen overal over mee moet denken. Raad van Bestuur, managementteam en, indien aanwezig, de medische staf, ontwikkelen de strategische concepten. Specifieke input en inspiratie moeten in dialoogsessies worden opgehaald uit de gehele organisatie. Gebruik de organisatie ook als klankbord voor de conceptstrategie. Wees bereid om de strategie aan te passen of aan te scherpen n.a.v. feedback uit de organisatie.

Oh ja, de buitenwereld

Waarschijnlijk overbodig om te zeggen, maar strategie gaat over de afstemming tussen de organisatie en haar omgeving. Bij een effectieve strategische dialoog wordt ook de buitenwereld betrokken. Wat willen uw klanten/cliënten/patiënten, ketenpartners, financiers? Hoe kijken ze tegen uw organisatie aan? Vraag het ze (opnieuw) bij de start van het strategisch traject. Onmisbare input voor het strategieproces.

Oh ja, cijfers

Het komt vaker voor dan u denkt: meerjaren beleidsplannen die niet cijfermatig zijn onderbouwd en zonder concrete, gekwantificeerde strategische doelstellingen. Zeker, in zorgland zijn minder marktcijfers beschikbaar dan de marktcijfers waarover Unilever kan beschikken. Ook eenduidige interne cijfers, bijvoorbeeld over kosten en baten van zorgproducten zijn lang niet altijd gemakkelijk te verkrijgen. Desondanks kunnen cijfers niet gemist worden bij het afwegen van keuzes, het meetbaar maken van ambities en, vooral, het aansturen van de implementatie.

Nog leuker hoef je het niet te maken

We komen maar zelden mensen tegen die het niet leuk vinden om over de toekomst van hun eigen organisatie te praten. Mits maar duidelijk is dat het ook over hun eigen toekomst gaat. Strategie maken is boeiend van zichzelf. Door in de diverse stappen van de strategische dialoog uitdagende werkvormen te gebruiken, wordt het nog aantrekkelijker om mee te doen.


Ook even doorbijten

Ook de strategische dialoog kent zijn taaie momenten. De fases waarin gebrainstormd mag worden over mogelijkheden, zijn altijd inspirerend. The sky is dan nog the limit, dat geeft mensen veel energie. De momenten waarop keuzes moeten worden gemaakt en hele concrete activiteitenplannen moeten worden uitgezet, zijn meer down to earth. De onzekerheid slaat toe, belangentegenstellingen gaan spelen, consequenties moeten worden afgewogen, complicaties moeten worden opgelost. In deze fasen van de strategische dialoog is het hard werken geblazen. Het is dan van het grootste belang dat het leiderschap met de figuurlijke opgestroopte mouwen de vaart en de spirit er in houdt.

Prioriteit

Tijdens de strategische dialoog moeten klanten hun zorg blijven krijgen. Strategie en operationele hectiek strijden om schaarse aandacht en tijd. Dat hoort er bij. Het is echter wel zaak om te voorkomen dat ze elkaar bijten. Zeker in de uitwerkingsfase van de strategie vergt van bepaalde betrokkenen extra tijd om zorgvuldige afwegingen te maken. We zien maar al te vaak dat het er niet van komt door de tijd die de lopende zaken vergen. Op zo’n moment gaat ‘urgent’ voor ‘belangrijk’. De kans dat de vaart uit het strategieproces raakt is niet denkbeeldig. Het is dan aan het leiderschap om het proces op stoom te houden. Dat betekent de prioriteit van het strategieproces benadrukken, mensen faciliteren met extra tijd of ondersteuning en toestaan dat andere dingen even blijven liggen.

Voorkom vaagtaal

Een strategisch beleidsplan is geen roman. Het is voor op het bureau, niet voor op het nachtkastje. Natuurlijk moet er bezieling uit spreken en al zeker ambitie. Maar voorkom ronkende zinnen vol vaagtaal. Helder beschrijven van de strategische keuzes, de daarvoor benodigde beleidslijnen en van de implementatieopdracht is nodig. Voor extern gebruik kun je altijd nog een apart document laten maken. Om ermee te kunnen werken, prevaleert duidelijkheid boven poëzie.

Organiseer executiekracht

En toen was het strategisch meerjaren beleidplan klaar, positief beoordeeld door de medezeggenschap, goedgekeurd door de RvT en daarna verliep de implementatie nog lang en gelukkig. Nee natuurlijk! Een strategie komt niet uit zichzelf van papier af. Daar zijn concrete opdrachten voor nodig aan de MT-leden die de verantwoordelijkheid moeten nemen voor de executie. En kunnen nemen. Zeker als de strategie flinke vernieuwingen en stevige veranderingen vereist, moet executiekracht georganiseerd worden. Uitvoering van strategie vergt menskracht en middelen. Het is aan het leiderschap om die vrij te maken, adequaat toe te wijzen en de resultaten te monitoren.

Meer weten of referenties?

Shift Consultants begeleidt zorgorganisaties bij het maken van strategie volgens de strategische dialoog. Wilt u weten hoe we dat doen? Wilt u van andere zorgorganisaties horen hoe dat bevallen is? Bel of mail dan met Joost Koemans, telefoon 06-51262584, e-mail Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. .